例えば紙と電子の二重管理については、2024年の郵便料金の値上げをきっかけに取引先からの請求書が紙から電子に突然切り替わるなどしたことで、紙と電子の混在によって運用が煩雑になり、支払漏れを経験した企業が増えているそうだ。
ほかにも、請求書が届いてから支払を完了するまでの時間に余裕がない、インボイスの確認作業に手間がかかる、複数システムに同じ内容を手入力している、複数届く請求書の合算ミス、電子請求書の保存漏れの恐れがあるといった課題が見受けられる。このような経理業務の負担は、いかにして解消すればよいのだろうか。
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3分でわかる RICOH 受領請求書サービス
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郵送もメールも、受け取った請求書はすべてクラウドに保存
受領請求書サービスを利用すれば、メールで受け取った請求書が自動でクラウドに登録されるため、処理漏れを減らせるようになる。紙で受け取った場合も複合機でスキャンすれば自動的にクラウドに取り込んでくれることから、請求書の一元管理が実現される。そのクラウドは訂正・削除できないようにする仕組みを備えており、操作ミスなどからデータが失われる心配がない。ITサービスに不慣れでも、直感的に使えるのも特徴だ。
AIが自動で振込や仕訳データを作成
請求書の内容はAI-OCR機能を使うことで、システム入力の負担を削減できるのも特徴だ。AI-OCRは独自技術により高い精度で読み取れるほか、生成AIを活用することで企業や担当者ごとのルールに合わせてOCR結果を最適化できる。自動で読み取られたデータは、インターネットバンキングへの振込や会計ソフトに連携可能な仕訳データに自動変換される。また、インボイスに記載された登録番号についても、国税庁のサイトを基に自動で照合してくれるため、確認の手間が軽減される。
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リンク先から閲覧できる資料では、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を済ませたものの、いまだ経理部門が直面している課題について整理している。その解決策として受領請求書サービスの詳細について解説しているほか、実際の導入事例も確認できるので、経理業務の担当者の方にはぜひ参照してもらいたい。
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